Ajouter des annexes à votre Assemblée
Dernière mise à jour Il y a 5 mois
Lors de la préparation de vos assemblées, vous allez certainement devoir intégrer des annexes. Il y a deux possibilités pour le faire :
Ajouter votre annexe dans l’édition de votre résolution
Ajouter votre annexe via l’onglet Annexes
Ajouter une annexe dans l'édition de la résolution
Cliquez sur les trois points à droite de la résolution concerné, puis sur Editer la résolution.
Dans l'édition de la résolution, cliquez dans l'encadré Pièces jointes qui ouvre votre explorateur de fichier, puis sélectionnez le ou les documents PDF que vous souhaitez ajouter :
Ajouter des annexes depuis l'onglet Annexes
Rendez-vous dans l'onglet Annexes de votre page d'assemblée. Cliquez sur Ajouter des Annexes, puis sur l'encadré pièces-jointes qui ouvre votre explorateur de fichiers.
Sélectionnez le ou les documents PDF que vous souhaitez ajouter.
Vous pouvez sélectionner plusieurs documents qui seront tous ajoutés en même temps.
Pour chaque documents ajoutés, vous avez la possibilité de :
- Modifier le titre du document
- L'associer à tous les copropriétaires
- L'associer à un seul copropriétaire (Les documents seront présents dans la convocation des membres concernés)
- L'associer à une ou aucune résolution
Ensuite cliquez sur Ajouter en bas de page.
Trier les annexes selon l'ordre du jour
Une fois que toutes vos annexes sont ajoutées, n'hésitez pas à cliquer sur Trier selon l'ordre du jour depuis l'onglet Annexes pour qu'elles soient ordonnés dans les convocations.
Si vous ne les triez pas avant la génération des convocations, elles seront rangées par date et heure d’ajout.
Si vous préparez une Assemblée avec beaucoup d'annexes, la plupart nominatif, nous vous recommandons de procéder à leur intégration avec la deuxième méthode, depuis l'onglet Annexes.
Si un copropriétaire a des annexes nominatives associés et qu'une mutation/transfert de ces lots est réalisé, ses annexes nominatives seront supprimés automatiquement. Il faudra donc réassocier les documents au nouveau membre.
Mutations et transferts de lots
Lorsque vous avez terminé la préparation de votre ordre du jour et annexes, vous pouvez convoquer votre Assemblée, ainsi que l'ouvrir aux membres avec les votes par correspondance si besoin :
Envoyer vos convocations
Voter par correspondance