Gérer les mandataires généraux (représentants)

Dernière mise à jour Il y a 8 mois

Vos copropriétaires peuvent être amenés à se faire représenter.
Avec Syment, vous avez trois modes de représentation possible :

- Le pouvoir
- Le mandat externe
- Le mandat général (représentant)

Concernant le mandataire général

Le mandataire général, ou représentant, est une personne externe à l'actif géré, qui a reçu de la part de l'un de vos copropriétaire un mandat de représentation.

Ce mandat de représentation incombe au représentant la gestion des assemblées générales de votre copropriétaire.
A ce titre, sur votre espace Syment, vous pouvez ajouter un mandataire général à vos copropriétaires.

Ajouter un mandataire général

Rendez-vous dans l'onglet Immeubles à gauche de votre plateforme :

  1. Cliquez sur les trois points à droite de l'immeuble pour lequel vous souhaitez ajouter un représentant

  2. Puis sur Voir l’immeuble

  3. Dans votre mandat, allez dans l'onglet Usagers

  4. Cliquez sur les points à droite de la ligne du copropriétaire pour lequel vous devez ajouter le représentant, puis sur Modifier l'usager

  5. Puis allez dans Représentants et lots en haut du side pannel

Dans cet onglet, vous verrez tous les mandats pour lequel le membre est copropriétaire.
Pour associer un représentant cliquez sur Modifier à droite de l'immeuble concerné, puis Ajouter un représentant.


Un second side-pannel s'affichera.
Ici vous allez pouvoir renseigner les coordonnées du représentant (il est important de remplir les champs comportant un astérisque*).

Lorsque les champs sont complétés, cliquez sur Ajouter pour que le représentant soit associé.

Une fois que le représentant est lié à votre copropriétaire, ces règles s'appliquent :

- Le représentant reçoit les convocations et les PV des Assemblées,
- Il reçoit les emails pour se connecter à la plateforme,
- Votre copropriétaire ne pourra pas se connecter à l’Assemblée,
- Votre copropriétaire pourra se connecter à la plateforme que pour récupérer les documents de l’Assemblée.

Changer / Retirer un mandataire général

Changer un mandataire général :

Rendez-vous sur le copropriétaire en cliquant sur Modifier l'usager pour lequel vous souhaitez changer le représentant.
Dans la partie Représentants et lots, si le nouveau représentant existe déjà sur la plateforme :

  1. Cliquez sur Modifier à droite du représentant actuel

  2. Puis sur la flèche pour la voir la liste des représentants existants

Si le nouveau représentant n'existe pas, cliquez sur Ajouter un représentant.

Retirer un mandataire général :

Rendez-vous sur le copropriétaire pour lequel vous souhaitez retirer le représentant.

Si le nouveau représentant existe déjà sur la plateforme, Cliquez sur Modifier a droite du représentant actuel, puis sur Enlever le représentant.

Les représentants en cours d'Assemblée

Au démarrage de votre assemblée, le mandataire général peut se connecter en ligne, auquel cas vous n'avez rien à faire.

Si le mandataire général est en présentiel, vous devez le cocher comme pour un copropriétaire en présentiel et lors des votes, renseignez ses choix.

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