Tenir votre Assemblée
Dernière mise à jour Il y a 5 mois
Pour démarrer et tenir votre Assemblée, retournez dans Liste des Assemblées, puis allez dans le filtre Aujourd'hui, et cliquez sur l'Assemblée.
Une fois dedans, cliquez sur Démarrer l'Assemblée :
Communiquer avec vos copropriétaire
Lorsque l'Assemblée est démarré, vous pouvez, dans un premier temps, cliquer sur le logo Caméra pour lancer la visioconférence :
Le lien de visioconférence peut également être récupéré en dessous de la fenêtre dédiée:
Les copropriétaires et vous même peuvent aussi discuter à l'aide du chat écrit, en dessous de la fenêtre de visio.
Si vous souhaitez fermer le chat en cours d'Assemblée, cliquez sur ce logo :
Gérer les membres en présentiel et pouvoir de vote
Pour saisir les personnes en présentiel, cochez la case Présent en dessous de Participation.
Pour les pouvoirs de vote, vous pouvez associer les copropriétaires qui ont donné leur pouvoir en cliquant sur le menu déroulant de la personne concernée :
Une fois que vous avez sélectionné les personnes en présentiel, cliquez sur Emarger pour chaque personnes :
Vous vérifierez l'identité du copropriétaire, puis cochez En tant que syndic, j'ai vérifié l'identité du participant,
Demandez ensuite l'émargement du participant, et sélectionnez En tant que participant, j'ai vérifié les informations ci-dessus.
Puis cliquez sur le bouton Emarger.
Vous avez la possibilité de rechercher et filtrer par participant, en fonction du nombre global de copropriétaires, ainsi qu'intégrer un mandataire externe :
Dérouler votre Assemblée
Lorsque la gestion de vos copropriétaires est finalisé, cliquez sur le bouton Démarrer à gauche de la fenêtre de visio :
Une barre de fonctionnalité est à votre disposition, en bas de votre écran, qui vous servira tout au long de votre Assemblée :
De gauche à droite, vous pouvez :
Afficher l'ordre du jour : ce bouton permet d'afficher l'ordre du jour en cours d'Assemblée, également vous pouvez cliquer sur une résolution si vous souhaitez la faire voter en priorité,
Gérer et afficher les participants : rajout/retrait de pouvoir et copropriétaires en présentiel si besoin,
Liste des annexes : retrouvez plus facilement les annexes de l’assemblée, plutôt que d’attendre la résolution concernée,
Les statistiques de vote : elles permettent de suivre les résultats en temps réel, lorsque les votes d'une résolution sont ouverts (en tantièmes et nombre de participants),
Note sur la résolution : vous pouvez rédiger une note quelconque associé à une résolution, pour qu'elle soit inscrite dans le Procès-Verbal.
Pour faire voter une résolution, cliquez sur Ouvrir les votes puis cochez les votes pour les personnes en présentiel :
Dès l'ouverture des votes, les copropriétaires en ligne depuis Syment pourront voter.
Puis quand tous les votes sont inscrits, cliquez sur Clôturer les votes depuis la barre de fonctionnalité, et Passer à la résolution suivante.
Vous avez la possibilité de faire revoter une résolution qu'une seule fois, en cliquant sur la flèche circulaire dans la barre de fonctionnalité, une fois que les votes sont clôturés :
Connexion internet et serveur
En haut à droite de votre page, vous pourrez retrouver ces deux fonctionnalités :
Le logo wifi à droite indique la qualité de connexion à internet, celui de gauche indique la connexion au serveur Syment en temps réel.
Editer une résolution en cours d'Assemblée
L'édition d'une résolution est également possible, avant l'ouverture des votes, en cliquant sur le crayon à droite du titre de la résolution,
(vous pourrez modifier : titre et projet de résolution, article et type de majorité, ou la faire passer en sans objet en cochant Passer en résolution sans vote).
Une fois que vous avez rééditer votre résolution, cliquez sur Mettre à jour en bas de page.
Cette action n'est possible qu'avant d'Ouvrir les votes depuis la barre de fonctionnalité en bas, ou de Passer à la résolution suivante si elle passe en sans objet.
Clôturer votre Assemblée
Lorsque toutes les résolutions ont été déroulé, vous pourrez Clôturer l'Assemblée, depuis la barre en bas et ainsi accéder aux documents de fin d'Assemblée.
Puis procéder à leur envoi, en cliquant sur Se rendre sur le Procès-verbal.
En la clôturant, vous garderez la main sur la visioconférence, pour pouvoir l'arrêter cliquez de nouveau sur le logo caméra.
La visio comme le chat écrit, se fermera automatiquement dès que vous cliquerez sur Se rendre sur le Procès-Verbal.
Editer votre Procès Verbal
Envoyer le PV et la feuille de présence en signature