Envoyer vos convocations
Dernière mise à jour Il y a 5 mois
Depuis Syment, vous pouvez envoyer les convocations d'Assemblée aux copropriétaires par le biais d'une LRAR, ou d'un ERE.
Pour le consentement ERE, il doit être activé en amont pour les membres concernés,
s'ils souhaitent recevoir leur document de manière électronique.
Allez dans l’Assemblée concernée, puis cliquez sur Convocations.
Le processus d'envoi se compose de 4 étapes principale :
Validation du courrier
Cette première étape vous permet de vérifier les bonnes informations, et les modifier si besoin concernant la première page de la convocation.
Les informations entre parenthèse sont générés automatiquement.
Rappel Lorsque vous validez et passer à l'étape suivante, vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière dans le processus en cliquant sur Annuler ou modifier près de l'intitulé de l'étape.
Validation des coordonnées
Elle résume les informations associés pour chaque usager du mandat, vous avez la possibilité :
De modifier toutes coordonnées des personnes, ainsi que le type d'envoi, en cliquant sur ce logo :
Intégrer un ou plusieurs co-destinataires par membre, en cliquant sur ce logo :
Une case à cocher sera disponible après chaque modification effectuée sur un destinataire, si vous souhaitez que ces ajouts se répercutent dans sa fiche usager :
Génération des convocations
La génération des documents est automatique, et dépend de ce qui a été intégré en amont, pendant la préparation d'Assemblée.
Dans le cas ou vous avez effectué des modifications dans l'ordre du jour (résolutions, annexes) après la génération des convocations, n'hésitez pas à revenir en arrière dans le processus pour les regénérer, afin que vos modifications apparaissent.
Pour ce faire, une fois votre convocation générée, cliquez sur Annuler ou modifier en dessous de l'étape à laquelle vous souhaitez revenir.
Envoi des convocations
Une fois vos convocations généré, vous allez arriver sur la page du Récapitulatif d'envoi.
Vous pourrez retrouver le nombre ainsi que le prix unitaire pour :
- Envoi ERE
- AR numérisé
- Liasse envoi RAR
- Timbres
- Pages Noir et Blanc : Le bouton Paramètres d'impression est à votre disposition, si vous souhaitez Noir et Blanc ou Couleur.
En bas de cette page, vous avez une seconde partie ou vous allez pouvoir télécharger les convocations nominatives en cliquant sur cette icône :
Suivre vos courriers
Lorsque vous cliquez sur Envoyer les convocations, une nouvelle colonne apparaitra pour suivre vos envois : Suivi et preuves.
Dès que vous cliquez sur Envoyer, vous disposez d'un délai d'une heure si vous avez besoin d'annuler l'envoi.
Une fois cette heure passé, votre envoi sera prit en compte et définit, puis vous pourrez télécharger les convocations nominatives.
Vous retrouverez le statut (En attente/Envoyé/Reçu/Téléchargé) ainsi que les documents de suivi qui seront téléchargeables, comme l'Accusé de Réception.
Récupérer les preuves d'envoi de vos documents