Envoyer vos convocations
Depuis Syment, vous pouvez envoyer les convocations d'Assemblée aux copropriétaires par le biais d'une LRAR, ou d'un ERE.
Pour le consentement ERE, il doit être activé en amont pour les membres concernés, s'ils souhaitent recevoir leur document de manière électronique.
Modifier un usager
Allez dans l'Assemblée concernée, puis cliquez sur Convocations.
Le processus d'envoi se compose de 4 étapes principale :
Cette première étape vous permet de vérifier les bonnes informations, et les modifier si besoin concernant la première page de la convocation.
Les informations entre parenthèse sont générés automatiquement.
Rappel : Lorsque vous validez et passer à l'étape suivante, vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière dans le processus en cliquant sur Annuler ou modifier près de l'intitulé de l'étape.
Elle résume les informations associés pour chaque usager du mandat, vous avez la possibilité :
De modifier toutes coordonnées des personnes, ainsi que le type d'envoi, en cliquant sur ce logo :
Intégrer un ou plusieurs co-destinataires par membre, en cliquant sur ce logo :
La génération des documents est automatique, et dépend de ce qui a été intégré en amont, pendant la préparation d'Assemblée.
Dans le cas ou vous avez effectué des modifications dans l'ordre du jour (résolutions, annexes) après la génération des convocations, n'hésitez pas à revenir en arrière dans le processus pour les regénérer, afin que vos modifications apparaissent. Pour ce faire, une fois votre convocation générer, cliquez sur "Annuler ou modifier" en dessous de l'étape à laquelle vous souhaitez revenir.
Une fois vos convocations généré, vous allez arriver sur la page du Récapitulatif d'envoi.
Vous pourrez retrouver le nombre ainsi que le prix unitaire pour :
Envoi ERE
AR numérisé
Liasse envoi RAR
Timbres
Pages Noir et Blanc : Le bouton Paramètres d'impression est à votre disposition, si vous souhaitez Noir et Blanc ou Couleur.
En bas de cette page, vous avez une seconde partie ou vous allez pouvoir télécharger les convocations nominatives en cliquant sur cette icône :
Lorsque vous cliquez sur Envoyer les convocations, une nouvelle colonne apparaitra pour suivre vos envois : Suivi et preuves.
Dès que vous cliquez sur Envoyer, vous disposez d'un délai d'une heure si vous avez besoin d'annuler l'envoi.
Une fois cette heure passé, votre envoi sera prit en compte et définit, puis vous pourrez télécharger les convocations nominatives.
Vous retrouverez le statut (En attente/Envoyé/Reçu/Téléchargé) ainsi que les documents de suivi qui seront téléchargeables,
comme l'Accusé de Réception.
Récupérer les preuves d'envoi de vos documents
Pour le consentement ERE, il doit être activé en amont pour les membres concernés, s'ils souhaitent recevoir leur document de manière électronique.
Modifier un usager
Allez dans l'Assemblée concernée, puis cliquez sur Convocations.
Le processus d'envoi se compose de 4 étapes principale :
Validation du courrier
Cette première étape vous permet de vérifier les bonnes informations, et les modifier si besoin concernant la première page de la convocation.
Les informations entre parenthèse sont générés automatiquement.
Rappel : Lorsque vous validez et passer à l'étape suivante, vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière dans le processus en cliquant sur Annuler ou modifier près de l'intitulé de l'étape.
Validation des coordonnées
Elle résume les informations associés pour chaque usager du mandat, vous avez la possibilité :
De modifier toutes coordonnées des personnes, ainsi que le type d'envoi, en cliquant sur ce logo :
Intégrer un ou plusieurs co-destinataires par membre, en cliquant sur ce logo :
Génération des convocations
La génération des documents est automatique, et dépend de ce qui a été intégré en amont, pendant la préparation d'Assemblée.
Dans le cas ou vous avez effectué des modifications dans l'ordre du jour (résolutions, annexes) après la génération des convocations, n'hésitez pas à revenir en arrière dans le processus pour les regénérer, afin que vos modifications apparaissent. Pour ce faire, une fois votre convocation générer, cliquez sur "Annuler ou modifier" en dessous de l'étape à laquelle vous souhaitez revenir.
Envoi des convocations
Une fois vos convocations généré, vous allez arriver sur la page du Récapitulatif d'envoi.
Vous pourrez retrouver le nombre ainsi que le prix unitaire pour :
Envoi ERE
AR numérisé
Liasse envoi RAR
Timbres
Pages Noir et Blanc : Le bouton Paramètres d'impression est à votre disposition, si vous souhaitez Noir et Blanc ou Couleur.
En bas de cette page, vous avez une seconde partie ou vous allez pouvoir télécharger les convocations nominatives en cliquant sur cette icône :
Suivre vos courriers
Lorsque vous cliquez sur Envoyer les convocations, une nouvelle colonne apparaitra pour suivre vos envois : Suivi et preuves.
Dès que vous cliquez sur Envoyer, vous disposez d'un délai d'une heure si vous avez besoin d'annuler l'envoi.
Une fois cette heure passé, votre envoi sera prit en compte et définit, puis vous pourrez télécharger les convocations nominatives.
Vous retrouverez le statut (En attente/Envoyé/Reçu/Téléchargé) ainsi que les documents de suivi qui seront téléchargeables,
comme l'Accusé de Réception.
Récupérer les preuves d'envoi de vos documents
Mis à jour le : 10/06/2025
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